Boas práticas para colaboradores em reuniões online

Como conversamos no post anterior, é fato que o trabalho remoto e as reuniões online chegaram para ficar no nosso dia a dia.

Com a ajuda dos recursos tecnológicos disponíveis, a presença física deixou de ser necessária 100% do tempo. Mas para que essa nova dinâmica funcione bem, ambas as partes — tanto empresa e seus dirigentes quanto funcionários — precisam estar preparados.

No primeiro texto sobre esse tema, falei sobre o papel das empresas quando o assunto é trabalho remoto e hoje dedico a postagem aos colaboradores que devem usar bem as ferramentas oferecidas pelas empresas, além de atentar aos aspectos comportamentais e de produtividade fora do ambiente corporativo.

Confira algumas boas práticas:

1. Vestir-se adequadamente

Esteja esteticamente apresentável. Escolha uma roupa limpa e discreta, arrume o cabelo. Lembre-se que, mesmo estando em casa ou em algum lugar fora do escritório, o compromisso é profissional. Apresente-se de maneira apropriada para a ocasião.

2. Escolher o ambiente ideal

O lugar escolhido para ingressar na reunião online deve ser tranquilo, silencioso e livre de interrupções de terceiros para que seja possível interagir adequadamente — ouvir e falar com clareza. Também é recomendável escolher um cenário que passe credibilidade aos colegas e aos demais integrantes da equipe, especialmente aos chefes (nada de se atirar no sofá, por exemplo). Certifique-se de que tudo está bem organizado. Evite a poluição visual e elementos inapropriados à situação.

3. Ser pontual

Não se atrase para entrar na reunião! Pontualidade é uma qualidade fundamental para qualquer profissional que deseja ser respeitado. Não deixe para se conectar à internet e ao sistema usado pela empresa no último momento, pois podem acontecer imprevistos, na conexão ou no próprio computador. Prefira estar a postos alguns minutos antes do horário marcado. E se, eventualmente, você se atrasar por algum motivo sério ou não puder participar da reunião, avise aos organizadores com antecedência que estará ausente, e o motivo.

4. Anunciar a chegada

É de bom tom anunciar a sua entrada na conferência online — sempre dê com um “olá” ou um “bom dia” ou “boa tarde” assim que fizer a conexão.

5. Comportar-se bem

Parece besteira, mas é importante enfatizar esse item. Lembre-se que é necessário se comportar de forma profissional nas reuniões online. Tenha em mente o mesmo comportamento que teria nas reuniões presenciais.

6. Ter os equipamentos necessários e verificar se tudo está funcionando bem

A câmera e o áudio estão funcionando com boa qualidade, a conexão com a internet está ok? Verifique. Prefira usar fones de ouvido com microfone caso precise melhorar a qualidade do áudio. Teste tudo antes para utilizar se necessário.

7. Estar em conformidade com as exigências da empresa quanto ao uso da câmera e do microfone

Em geral, o mais indicado é manter o microfone fechado sempre que você não estiver falando, isso evita barulhos e ruídos externos. Quanto à câmera…ligada ou desligada? Essa costuma ser uma questão particular de cada empresa — então, esteja alinhado à orientação da sua organização. Se for necessário manter a câmera ligada, não esqueça de ajustar o enquadramento e manter uma boa postura.

O computador virtual Arlequim pode ser um grande aliado na modalidade de trabalho remoto. Ele vem com diversos softwares pré-instalados — incluindo redes sociais, streaming de vídeos, editores de documentos e, até mesmo, alguns programas para videoconferências. O usuário também pode baixar outros programas, desde que tenha a licença necessária.

Além disso, o serviço adota um eficiente sistema de segurança online, que usa a criptografia de ponta a ponta e uma arquitetura avançada, instalada em data centers no Brasil que seguem padrões internacionais de segurança da informação.